Administre los proyectos de su empresa con Zoho CRM

Administre los proyectos de su empresa con Zoho CRM

Toda organización tiene que desarrollar uno o varios proyectos, como fórmula indispensable para la planeación, organización, dirección y control de todo el conjunto de actividades para la que fue creada.

La administración de cada proyecto está a cargo de un equipo de administradores que se encargan de alcanzar el objetivo organizacional, a partir de los recursos con que cuentan: tiempo, materiales, capital, recursos humanos y tecnología.

A su vez, la empresa, está conformada por cinco áreas básicas que se encargan del marketing y las ventas, los sistemas, las operaciones, las finanzas y la contabilidad. El trabajo conjunto y simultáneo, permite que la empresa logre los objetivos.

Pero toda  organización tiene características y objetivos propios, que están inmersos en un mercado cada vez más global y competitivo, por lo que es preciso que cuenten con las herramientas adecuadas, si quieren mantenerse en la competencia.

De ahí la necesidad de que  cada empresa en crecimiento cuente, con sistema administración de proyectos y Zoho tiene a su disposición el CRM (Sistema de Gestión de Relaciones con Clientes, por sus siglas en inglés) para las pequeñas y medianas empresas de Costa Rica.

Lo que hace Zoho CRM

El CRM de Zoho es un programa informático que permite planificar las actividades de un proyecto, asignar el trabajo, gestionar los recursos, dar seguimientos y colaborar con información precisa y oportuna, para que el equipo de trabajo pueda completar sus labores con puntualidad.

Administrar un proyecto en línea es muy fácil. El software le permite automatizar el flujo de trabajo:

  • Gestión de tareas: Facilita la elaboración de un plan de proyecto que cubra los detalles más pequeños y el seguimiento de cada aspecto a lo largo de todo el proyecto. Si algo va mal, el programa le permite identificar el problema, para que se concentre en la búsqueda de una solución puntual.
  • Asignación de tareas: Agiliza la asignación de tareas (y sub tareas) a los empleados y el control sobre las etapas que se van dando en el cumplimiento de cada una de ellas.
  • Fijación de hitos: Éstos son los principales puntos de progreso que deben irse alcanzando a lo largo del tiempo establecido para el cumplimiento del proyecto.  A cada hito se le puede asignar fecha de inicio y finalización.
  • Prioridades: Hay tareas que deben completarse antes que otras, por lo que hay unas que dependen de las anteriores. El programa permite controlar la secuencia con que se deben completar las tareas, en un mapa de Gantt o mediante una vista de dependencia dedicada.
  • Representación de las tareas: Se visualiza mediante tarjetas ubicadas en diferentes columnas, mediante el panel Kanban. Las columnas representan el porcentaje de tareas ya realizadas y su importancia. Facilita el replanteamiento del proyecto, al permitir la reasignación de tareas prioritarias con sólo arrastrar y soltar.
  • Calendario inteligente: Es compartido en línea y da seguimiento a las labores que se vienen cumpliendo, lo que permite tener una información visual de lo que lo que está haciendo el equipo y en qué momento. Así, el administrador podrá intervenir, para que las cosas se hagan a tiempo.

El retraso en el cumplimiento de un proyecto repercute en el funcionamiento total de la empresa, y el CRM Zoho le permite controlar todos los procesos, desde la planeación del proceso y la asignación y seguimiento de tareas, hasta analizar las rutas críticas y estar en guardia, para la inmediata toma de decisiones.

En Grupo INCO somos sus proveedores de CRM Zoho, el software diseñado para equipar a las pequeñas y medianas empresas con las herramientas digitales que necesitan para automatizar la administración de sus proyectos.

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