Aplicaciones de Zoho- Buenas prácticas antes de realizar una implementación de más de 100 usuarios

Introducción

Independientemente del tamaño de nuestra organización, incorporar aplicaciones de Zoho siempre será más sencillo si atendemos a los principios básicos de las implementaciones. De por sí, llevar a cabo una implementación implica reconocer que obtener mejores resultados consiste en seguir una serie de pasos estudiados, así como adaptarse a las nuevas —y cambiantes— formas en las que se trabaja en la actualidad.

A continuación, veremos cómo encarar implementaciones para un gran número de usuarios. Antes de presumir que estamos ante una tarea agotadora, veremos también cómo Zoho la simplifica.

Comenzar con un plan

La idea es que una implementación sea comercialmente justificable, lo que significa identificar de antemano indicadores que nos lo digan. Por lo tanto, el objeto del plan es dar cuenta de cuáles son los objetivos de la implementación, así como una imagen de los resultados que traería.

Según recogen Al-Mudimigh et al, el plan exige preguntarse por cuestiones como:

a) Los planes a futuro de nuestra organización.

b) Cómo usamos nuestra tecnología.

c) Cómo y cuál tecnología usa la competencia.

d) De qué es capaz nuestro departamento de IT/IS.

Diseñar el proceso

Si diseñar un plan viene a responder si una implementación es necesaria o no, hacer lo propio con el proceso de implementación ayuda a darle forma. Esto incluye considerar los siguientes ejes:

Crear un equipo

El tamaño de la implementación definirá el del equipo a cargo de ella. Los roles imprescindibles a cubrir son los de director de proyecto ó scrum master, implementador y soporte. Cuando realizamos una implementación que requiere interconexiones con terceras aplicaciones es esencial el rol de programación.

Un software de gestión de proyectos puede ayudarles en su trabajo si la complejidad de la implementación y el tiempo que tome lo amerita. Este tipo de software permite administrar tareas, reportes y documentación.

Usuarios

Necesitamos evaluar la competencia de los usuarios (tanto los actuales como los futuros) para manejar el nuevo software. Siendo el aprendizaje parte del proceso, puede que distintas capacitaciones sean necesarias.

Por otro lado, conviene mantener informados a los usuarios de los cambios a realizarse y hacerlo de la forma correcta —sea con listas de correo o reuniones—.

Cronograma del proyecto

En medir cuánto tiempo tomará una implementación entenderemos mejor sus dimensiones y cómo lidiar con ella. Parten con ventaja aquellas organizaciones que no requieren software a medida, así como aquellas en donde pocos individuos toman las decisiones.

Lo ideal es no detenerse demasiado tiempo en las instancias previas a la implementación: mientras más rápido avancemos menos resistencia habrá para ponernos en marcha aprovechando la inercia inicial.

Elección del software

Al estudiar las opciones de software impera tener a mano la lista de cosas que necesitamos de él, es decir, los objetivos de la implementación. Nuestra elección estará atada a este criterio y no a una preferencia anterior.

Un error a evitar es elegir un software sin entrevistarse con algún experto en el mismo que nos lo presente de primera mano. De no contar con uno en el equipo, hablar con un consultor es de gran ayuda, ya que mientras algunas implementaciones pueden ser llevadas a cabo por personal de la organización misma, los consultores se especializan en aquellas más exigentes.

Compatibilidad

En este sentido, cuando hablamos de implementaciones de más de 100 usuarios, lo exigente no es el número de usuarios en sí o el de herramientas implicadas, sino los problemas de compatibilidad que puedan llegar a surgir. Exigente por no decir que es lo más importante, ya que organizaciones tan mayúsculas suelen tener sistemas informáticos lo suficientemente desarrollados que requieren especial atención para hacer de la implementación una realidad.

Por lo tanto, resulta inevitable considerar nuestro stack tecnológico, el cual puede incluir sistemas legados, a la hora de buscar un consultor. Necesitaremos alguien especializado tanto en nuestro software como en el que se desea implementar, y que sepa cómo interconectar una tecnología con la otra.

Qué ofrece Zoho:

Infraestructura y software en la nube

Los sistemas en la nube nos permiten hacer más con menos. Muy populares hoy en día, sobre todo en vista del trabajo remoto, los sistemas como Zoho encomiendan gran parte de nuestra infraestructura informática y mantenimiento a terceros sin sacrificar resultados.

Zoho se posiciona como una alternativa a otros servicios más tradicionales como Oracle y SalesForce. Y no sólo debido a ser más accesible, sino por su creciente número de aplicaciones. De este modo, Zoho ofrece herramientas para todo tipo de tareas, tanto tradicionales y de grupo —como por ejemplo Zoho WorkDrive para almacenamiento compartido en la nube— como hechas a medida para gestionar clientes o el grueso de operaciones de una empresa, en el caso de la conocida suite Zoho One.

Zoho CRM Plus y Zoho One

Las Aplicaciones de Zoho bien pueden contratarse individualmente o en paquetes, siendo Zoho CRM Plus y Zoho One los más populares. Zoho CRM Plus incluye, además del CRM de Zoho, otras aplicaciones para departamentos complementarios a ventas como mercadeo y atención al cliente.

Zoho One, por otro lado, siendo la opción más completa incluye la gran mayoría de servicios de la suite. Pensando en implementaciones para una gran cantidad de usuarios, el punto fuerte a favor de este último paquete es la unificación de nuestras aplicaciones. Además de ser un remedio para los problemas de compatibilidad, Zoho One centraliza sus servicios en un panel en común, lo que hace de la tarea de administración de aplicaciones, usuarios y permisos un proceso menos engorroso y que no necesita mayor puesta a punto para usarse.

A su vez, en lo que a compatibilidad respecta estas suites han mostrado ser ideales para interconectarse con ERPs y cores bancarios, pudiendo además integrarse con el Directorio Activo para administrar sus usuarios.

Conclusión:

Una implementación considerable puede sorprendernos transitando entre lo conocido y desconocido, lo nuevo y lo anacrónico. Aún así, esto sólo sucederá en la medida en que hayamos olvidado tachar por completo nuestra lista de buenas prácticas antes de comenzar.

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Por: Rodrigo Ferreyra.